Effectief vergaderen? Het kan!
Jantine Vos • 24 april 2024
Na email zijn vergaderingen waarschijnlijk de grootste kantoorfrustratie van veel mensen. Heel begrijpelijk want vergaderingen voelen vaak als een verspilling van tijd.
Bovendien raakt niemand gemotiveerd van een werkdag die van 9 tot 5 staat volgepland. Toch is vergaderen soms nodig en kan het ook heel nuttig zijn. Belangrijk is vooral dat je het op een effectieve doet. Dit betekent een goede voorbereiding, de juiste focus en duidelijke afspraken na afloop.
De juiste voorbereiding van de vergadering
Frequentie & Duur
Probleem: De frequentie van een terugkerende vergadering is te hoog en de vergaderingen duren te lang.
Mijn ervaring is dat als een vergadering wekelijks een uur is ingepland, er ook wekelijks een uur wordt gevuld. Maar had het ook niet in minder tijd gekund? Het kan geen kwaad te experimenteren met lagere frequenties en kortere duur. Dit houd deelnemers scherp en dwingt af om snel to the point te komen.
Een handigheidje in Outlook is dat je in kunt stellen dat bij het inplannen van een vergadering, de afspraak automatisch met een x aantal minuten wordt ingekort. Ga hiervoor naar Bestand > Opties > Agenda. Onder 'Agenda-opties' vind je de mogelijkheid om afspraken en vergaderingen te verkorten.
Samenstelling & Doel
Probleem: De groep is te groot en het doel van de vergadering is niet duidelijk.
Wat ik een leuk gedachtenexperiment vind, is om uit te rekenen wat een vergadering kost. Hoe meer mensen (in hogere functies) aanwezig zijn hoe kostbaarder een vergadering is. Een grotere groep maakt een vergadering niet altijd effectiever, integendeel. Wees daarom bij het versturen van een uitnodiging kritisch. Wie moet écht aanwezig zijn? Het helpt om vooraf heel duidelijk te zijn over het doel van de vergadering. Dit helpt je als organisator om beter te kunnen bepalen wie aanwezig moet zijn, maar de genodigden kunnen deze afweging hierdoor ook nog voor zichzelf maken.
De juiste focus tijdens de vergadering
Voorzitter & Agenda
Probleem: Niemand heeft de leiding en er is geen agenda waardoor het doel van de vergadering niet wordt gehaald.
Een vergadering vraagt om een voorzitter. Iemand die de agenda en de tijd bewaakt en zorgt dat iedereen aan het woord komt. Dit hoeft niet per definitie degene te zijn die de vergadering heeft georganiseerd, maar maak hier wel vooraf afspraken over, zodat de voorzitter zich kan voorbereiden.
Zorg er ook voor dat er een agenda is die deelnemers voorafgaand aan de vergadering kunnen inzien. Plan tijd in voor elke agendapunt. Zo zorg je ervoor dat de vergadering binnen de tijd wordt afgerond en respecteer je elkaars tijd. Maak bij een terugkerende vergadering afspraken over het inbrengen van vergaderpunten. Werk bijvoorbeeld met een gedeeld document of laat de voorzitter de agendapunten verzamelen. Je kunt er ook voor kiezen om (deels) met een vaste agenda te werken.
Duidelijke afspraken na afloop van de vergadering
Vastlegging & Voortgang
Probleem: Afspraken en acties worden niet vastgelegd waardoor voortgang niet duidelijk is.
Zonder vastlegging van acties en besluiten is het heel lastig om vooruitgang te boeken. Aan de andere kant moet vastlegging geen dagtaak worden. Lange notulen worden door niemand gelezen. Beschrijf op zijn minst beknopt de afwegingen die zijn gemaakt bij de besluitvorming en de acties die hieruit zijn voortgekomen. Bespreek hoe en aan wie over de voortgang wordt gerapporteerd zodat een vervolgoverleg niet nodig is. Zo bespaar je weer een uur van elkaars tijd!
Blijf kritisch!
Effectief vergaderen doe je met elkaar. Iedereen draagt verantwoordelijkheid om van een vergadering een succes te maken. Blijf daarom kritisch. Als anderen vergaderingen inplannen betekent dat niet dat je achteloos alle vergaderverzoeken moet accepteren of dat je geen input mag leveren om de vergaderkwaliteit te verhogen.
Wordt je uitgenodigd voor een vergadering waarin je jouw aanwezigheid niet nodig vindt? Durf een uitnodiging dan te weigeren.
Leg daarbij uit waarom je dat doet en draag eventueel een collega aan die meer tijd heeft of meer input kan leveren over het onderwerp dat op de agenda staat.
Ben je deelnemer van een terugkerende vergadering, maar vind je de vergadering niet (meer) effectief? Bespreek dit dan met de organisator en/of voorzitter. Misschien was het overleg eerst een heel goed idee en had het veel waarde, maar is de situatie inmiddels veranderd. Evalueer met elkaar wat de vergadering nog bijdraagt en stel zo nodig aanpassingen voor. Je kunt hierbij gebruik maken van onderstaande checklist.
Checklist voor een effectieve vergadering
Meer tips nodig over het organiseren van email, taken, informatie of tijd?
BeeProductive biedt incompany trainingen en online programma's aan die je stap voor stap helpen bij het creëren van meer rust en overzicht in je werk. Nieuwsgierig wat ik voor jou kan betekenen? Neem dan vrijblijvend contact op!
- Voorbereiding van de vergadering
- Frequentie
- Duur
- Samenstelling
- Doel
- Tijdens de vergadering
- Voorzitter
- Agenda
- Na afloopt van de vergadering
- Vastlegging
- Voortgang
BeeProductive biedt incompany trainingen en online programma's aan die je stap voor stap helpen bij het creëren van meer rust en overzicht in je werk. Nieuwsgierig wat ik voor jou kan betekenen? Neem dan vrijblijvend contact op!
Ken je dat? Je rent het vuur uit je sloffen, maar aan het einde van de dag heb je het gevoel dat je geen stap dichter bij je doel bent gekomen. Of er staan 5 taken op je lijstje, maar omdat je zo bleef schaven aan dat ene rapport, heb je er met moeite één af kunnen vinken. In beide gevallen kan de 80-20 regel een handig hulpmiddel zijn. Het helpt je om beter te prioriteren en perfectionisme te overwinnen . Op die manier ben je een stuk productiever en liggen je doelen binnen handbereik. Wat is de 80-20 Regel? De 80-20 regel is ook wel bekend als het Pareto-principe, vernoemd naar de Italiaanse econoom Vilfredo Pareto. In essentie stelt de 80-20 regel dat 80% van de resultaten afkomstig is van 20% van de inspanningen. Dit betekent dus dat een klein deel van je inspanningen verantwoordelijk is voor het grootste deel van je resultaten . Het is geen strikte, universele wet, maar eerder een generalisatie die in veel verschillende contexten vaak verrassend accuraat blijkt te zijn. De 80-20 Regel toegepast op productiviteit De 80-20 regel kun je toepassen op productiviteit. Bijvoorbeeld dor het stellen van de juiste prioriteiten of juist het elimineren van tijdverspillers. Ook is het een goed wapen tegen perfectionisme. Stel de juiste prioriteiten De 80-20 regel kan helpen bij het stellen van prioriteiten. Door te identificeren welke 20% van je activiteiten verantwoordelijk zijn voor 80% van je resultaten, kun je je focus verleggen naar deze kernactiviteiten. Dit helpt je om je tijd en energie efficiënter te gebruiken: Stap 1: Analyseer je takenlijst Kijk met een kritische blik naar je takenlijst. Welke taken hebben de grootste impact op je doelen? Dit kunnen projecten, vergaderingen of specifieke werkactiviteiten zijn. Stap 2: Prioriteer deze taken Maak ee n prioriteitenlijst waarin je de belangrijkste taken bovenaan zet. Zorg ervoor dat je deze taken eerst afhandelt voordat je aan minder belangrijke taken begint. Elimineer tijdverspillers Je kunt dit ook omdraaien. Veel van wat we dagelijks doen draagt weinig bij aan onze belangrijkste doelen. Door je te concentreren op de 20% die er echt toe doet, kun je onnodige activiteiten elimineren: Stap 1: Identificeer tijdverspillers Bekijk je dagelijkse routine en identificeer activiteiten die weinig tot geen waarde toevoegen. Dit kunnen overbodige vergaderingen, tijdrovende e-mails of sociale media zijn. Stap 2: Beperk deze activiteiten Zet limieten op de tijd die je aan deze activiteiten besteedt. Bijvoorbeeld, stel specifieke tijden in voor het controleren van e-mails of sociale media. Tem je perfectionisme Perfectionisme kan een grote belemmering zijn voor productiviteit. Het streven naar perfectie kan verlammend werken waardoor je vastloopt en uiteindelijk minder gedaan krijgt. De 80-20 regel kan hierbij helpen. In plaats van te streven naar perfectie, focus je op het bereiken van een niveau van kwaliteit dat goed genoeg is om je doel te bereiken. Dit betekent dat je 80% van het werk doet dat nodig is om een taak op een bevredigend niveau af te ronden, in plaats van te proberen de laatste 20% perfect te maken, wat vaak onevenredig veel tijd kost: Stap 1: Stel kwaliteitsnormen vast Bepaal wat het minimale kwaliteitsniveau is dat je nodig hebt om succesvol te zijn. Dit kan per taak variëren, maar het idee is om een realistische standaard te hebben in plaats van een perfecte. Stap 2: Evalueer en pas aan Na het voltooien van een taak, evalueer je het resultaat en bepaal je of verdere verbeteringen echt noodzakelijk zijn. De 80-20 regel is een krachtig hulpmiddel dat je kan helpen om je productiviteit te verhogen en perfectionisme te overwinnen. Door je te concentreren op de taken en activiteiten die de grootste impact hebben en door jezelf te bevrijden van de behoefte aan perfectie, kun je meer bereiken met minder inspanning. Meer tips nodig over het organiseren van email, taken, informatie of tijd? BeeProductive biedt incompany trainingen en online programma's aan die je stap voor stap helpen bij het creëren van meer rust en overzicht in je werk. Nieuwsgierig wat ik voor jou kan betekenen? Neem dan vrijblijvend contact op!
Ben jij meteen productief als je werkdag begint? Ik heb hier eerlijk gezegd wat moeite mee. Vaak heb ik zeer hoge verwachtingen van wat ik op een dag gedaan kan krijgen, maar als ik ’s ochtends achter mijn computer kruip, komt er niets uit mijn handen. Op dit soort dagen grijp ik vaak naar een klassieker binnen het timemanagement; De Pomodoro techniek . Een techniek waar je maar één simpele tool voor nodig hebt, een (kook)wekker. De Pomodoro techniek werd eind jaren tachtig ontwikkeld door Francesco Cirillo. De naam van de techniek, 'pomodoro', is Italiaans voor 'tomaat', en werd geïnspireerd door Cirillo's gebruik van een tomaatvormige kookwekker tijdens het studeren. Hoe werkt de Pomodoro techniek? De Pomodoro techniek is heel eenvoudig en bestaat uit de volgende stappen: 1. Kies een taak Begin met het selecteren van een taak waar je aan wilt werken. Je kunt ook kiezen voor een lijst met een aantal kleine taken. 2. Stel een timer in Stel een timer in voor 25 minuten , ook wel een 'Pomodoro' genoemd. Gedurende deze tijd ga je gefocust aan je gekozen taak werken. Om afleiding te voorkomen kun je je telefoon wegleggen en een timer gebruiken op je computer. Zoek op internet naar ‘pomodoro timer’ en je vindt snel een simpele online variant. 3. Werk intensief Probeer zonder enige afleiding of onderbreking aan de taak te werken tijdens de 25 minuten durende Pomodoro. Merk je dat je deze tijd te lang of de kort vindt, pas de tijd dan aan naar jouw behoefte, maar houd deze altijd binnen het bereik van minimaal 15 en maximaal 45 minuten. Houd altijd pen en papier bij de hand. Zo kun je afleidende gedachten opschrijven zodat je je snel weer kunt focussen. 4. Neem een korte pauze Als de timer afgaat dan neem je een korte pauze van 5 minuten. Het is essentieel om tijdens deze pauze even afstand te nemen van uw werk. Dus sta op van je bureau loop een rondje, zet koffie of aai je huisdier (voor beiden een moment van ontspanning 😊). 5. Herhaal Herhaal de cyclus tot je vier Pomodoro’s hebt voltooid. Neem dan een langere pauze van 15-30 minuten. Deze langere pauze helpt je om op te laden voordat je aan een nieuwe reeks Pomodo’s begint. Waarom is dit zo effectief? Deze eenvoudige techniek heeft verrassend veel voordelen: • Minder uitstelgedrag De Pomodoro techniek maakt de drempel om aan een taak te beginnen een stuk lager , omdat je weet dat je snel weer een pauze hebt. Je hoeft je maar 25 minuten te concentreren en dat is prima te overzien! • Verbeterde focus Door in korte intervallen te werken en regelmatig te pauzeren neemt je concentratieniveau enorm toe . Dit is veel effectiever dan jezelf te pushen om urenlang door te werken zonder pauze waardoor je langzaam steeds vermoeider wordt en je focus verliest. • Verhoogde producitiviteit Elke Pomodoro kun je zien als een minideadline . In plaats van ongelimiteerd aan een taak te werken, krijgen je de drang een taak voor het aflopen van de volgende timer af te ronden. Hierdoor ga je veel efficiënter met je tijd om. De Pomodoro techniek is een eenvoudige maar zeer effectieve methode om je productiviteit te verhogen. Je zult versteld staan van de hoeveelheid werk die je kunt verzetten door werk in behapbare tijdintervallen te verdelen en regelmatig pauzes te nemen. Zelf pas ik deze methode vooral toe op dagen dat ik moeilijk op gang kom, maar wel veel te doen heb. Het verlaagd mijn drempel om te beginnen en zorgt onmiddellijk voor focus. Ik ben benieuwd of jij het ook gaat proberen en wat dit je op gaat leveren! Meer tips nodig over het organiseren van email, taken, informatie of tijd? BeeProductive biedt incompany trainingen en online programma's aan die je stap voor stap helpen bij het creëren van meer rust en overzicht in je werk. Nieuwsgierig wat ik voor jou kan betekenen? Neem dan vrijblijvend contact op!
Het organiseren van werk is niet iets wat je eenmalig doet. Je kunt je mailbox wel eenmalig opschonen, maar als je er geen gewoonte van maakt om nieuwe mail dagelijks te verwerken dan is het binnen de kortste keren weer chaos. Het organiseren van werk gaat dus veel meer over het aanleren van productieve werkgewoonten. Bouw productieve werkgewoonten die blijven hangen Het mooie van gewoonten is dat je ze onbewust uitvoert. Dit is vooral mooi als je positieve gewoonten opbouwt zoals een gezonde leefstijl of productieve werkgewoonten. Maar hoe doe je dat? Deze vijf stappen kunnen je hierbij helpen. 1. Identificeer je doelen Voordat je begint aan het opbouwen van nieuwe gewoonten is het belangrijk om voor jezelf scherp te hebben wat je wilt bereiken. Als het gaat om het organiseren van werk komt dit meestal voort uit iets wat je niet meer wilt: een overvolle mailbox, midden in de nacht wakker schrikken omdat je een taak bent vergeten, stressvolle werkdagen. Als je dit omdraait weet je wat je doel is : grip op je mail, een overzichtelijke takenlijst en meer rust. Dit vooruitzicht zal je motiveren om aan nieuwe gewoonten te werken. 2. Kies de juiste gewoonten Nu je weet waar je het voor doet, moet je bepalen wat je moet gaan doen om dit te bereiken. Begin klein en kies één gewoonte om je op te concentreren. Het aanleren van meerdere gewoonten tegelijkertijd is heel lastig en eigenlijk gedoemd om te mislukken. Kies daarom steeds één gewoonte uit bijvoorbeeld alleen het effectief verwerken van je email. Werk hier net zolang aan tot het een automatisme is. Kies pas daarna een volgende gewoonte uit. 3. Maak een plan Ontwikkel een plan om je nieuwe gewoonte op te bouwen. Bepaal wanneer en wat je zult gaat doen. Maak het plan zo specifiek en haalbaar mogelijk en houd rekening met mogelijk obstakels die je zou kunnen tegenkomen. Als het gaat om het organiseren van je email zou een plan er als volgt uit kunnen zien: “Ik ga mijn email op drie vaste momenten op een dag lezen, ik neem over elke nieuwe mail een beslissing en verwerk de mail direct.” Of als het gaat om taken: “Ik ga vanaf nu al mijn taken op één plek verzamelen, aan het einde van elke werkdag werk ik mijn takenlijst bij en maak ik een planning voor de volgende dag”. 4. Wees consistent Consistentie is de sleutel tot het opbouwen van nieuwe gewoonten. Door consistent te zijn, help je jezelf om de gewoonte te verankeren in dagelijkse werkzaamheden en wordt het steeds natuurlijker om het uit te voeren. Wees niet te streng voor jezelf als het een dag niet is gelukt om aan je nieuwe gewoonte te werken. Gooi de handdoek niet in de ring, maar pak de gewoonte de volgende dag gewoon weer op. 5. Evalueer Sta regelmatig stil bij je nieuwe manier van werken. Brengt het je dichter bij je doel? Levert een lege mailbox je inderdaad meer rust op? Heb je geen slapeloze nacht meer gehad omdat je taken zijn verzameld op één takenlijst? Zo ja, dan zal dit je motiveren om door te zetten. Zo nee, dan zul je iets in je werkwijze moeten veranderen of een andere gewoonte moeten overwegen om je dichter bij je doel te brengen. Het opbouwen van nieuwe gewoonten vergt tijd. Wees niet ontmoedigd door tegenslagen, maar zie ze als leermomenten om je werkwijze bij te schaven en houd het einddoel voor ogen! Meer tips nodig over het organiseren van email, taken, informatie of tijd? BeeProductive biedt incompany trainingen en online programma's aan die je stap voor stap helpen bij het creëren van meer rust en overzicht in je werk. Nieuwsgierig wat ik voor jou kan betekenen? Neem dan vrijblijvend contact op!
Hoe leuk ik het verzamelen en delen van productiviteitstips ook vind, het schrijven van blogs en nieuwsbrieven is vaak een hele klus. Deze klus bestaat uit verschillende stappen: onderwerpen brainstormen, informatie verzamelen, teksten schrijven en de nieuwsbrief en blog opmaken. Als ik deze stappen voor elke nieuwsbrief en blog achter elkaar doorloop dan moet ik steeds van type taak wisselen. Niet de meest efficiënte manier van werken en daarom bes loot ik te gaan experimenteren met taskbatching. Wat is taskbatching? Taskbatching is een tijdmanagementtechniek waarbij vergelijkbare taken worden gegroepeerd en in één tijdsblok worden voltooid. Hierdoor voorkom je constante contextwisselingen die optreden wanneer je steeds een ander type taak oppakt. Deze gerichte aanpak heeft enorme impact op je productiviteit. Taskbatching alleen maar voordelen • Verbeterde efficiëntie Door je op één type taak te richten, raak je gemakkelijk in een flow. Een flow is een mentale staat die wordt beschreven in de positieve psychologie. Als je in een flow zit ga je volledig op in je bezigheden waardoor deze bijna vanzelf lijken te gaan. In plaats van tijd te besteden aan het schakelen en jezelf te heroriënteren op verschillende soorten taken, blijf je in een staat van diepe concentratie. Hierdoor werk je sneller en efficiënter. • Verminderde cognitieve belasting Het wisselen tussen taken kan leiden tot mentale vermoeidheid en verhoogde stress. Wanneer je soortgelijke taken in een batch plaatst, vermindert de cognitieve belasting van je hersenen, waardoor het gemakkelijker wordt om de focus en helderheid te behouden. • Verbeterde werkkwaliteit Door je op één type taak tegelijk te concentreren, kun je je aandacht en energie beter verdelen. Deze intense focus leidt vaak tot een betere werkkwaliteit, omdat je minder snel fouten maakt of belangrijke details vergeet. Hoe pak ik dit aan? Enthousiast geworden en wil je hier direct zelf mee aan de slag? Volg hiervoor onderstaande stappen: 1. Identificeer vergelijkbare taken Begin met het categoriseren van taken in groepen op basis van hun gelijkenis. Denk aan schrijven van rapportages, telefoontjes plegen, e-mail verwerken, documentatie lezen, administratieve taken, vergaderingen, creatief werk enzovoorts. 2. Wijs specifieke tijdsblokken toe Wijs specifieke tijdsblokken toe aan elke categorie taken. Besteed bijvoorbeeld de ochtend aan het schrijven van rapportages, verwerk na de lunch je email en besteed de rest van middag aan vergaderingen. 3. Stel duidelijke grenzen Weersta tijdens de toegewezen tijdsblokken de verleiding om andere taken op te pakken. Je wilt namelijk voorkomen dat je gaat multitasken waardoor je uit je flow raakt. Focus je op de taken binnen de batch en ga pas iets anders doen als alle taken zijn afgerond. 4. Reflecteer en pas aan Evalueer deze werkwijze regelmatig. Als je je hebt voorgenomen elke ochtend rapporten te schrijven, maar er komt weinig uit je handen omdat je nou eenmaal geen ochtendmens bent, begin dan met een eenvoudigere taak zoals het verwerken van email. Merk je dat de tijdsblokken te lang zijn om je concentratie vast te houden, maak ze dan wat korter. Probeer zo verschillende dingen uit tot je een planning hebt die optimaal past bij jou en jouw werkzaamheden. Het batchen van taken heeft mij heel veel opgeleverd. Het schrijven van nieuwsbrieven en blogs is nu een gestroomlijnd proces geworden wat me heel veel tijd en stress bespaard. Ik brainstrom in één sessie een lijst aan onderwerp, verdiep me in de verschillende onderwerpen in langere onderzoeksessies en blok elke maand een dag voor het schrijven van de teksten. Op die manier kom ik in een flow en werk ik veel effectiever. Ik ben benieuwd of het jou net zoveel zal opleveren! Meer tips nodig over het organiseren van email, taken, informatie of tijd? BeeProductive biedt incompany trainingen en online programma's aan die je stap voor stap helpen bij het creëren van meer rust en overzicht in je werk. Nieuwsgierig wat ik voor jou kan betekenen? Neem dan vrijblijvend contact op!
Aandacht schijnt het nieuwe goud te zijn, want afleiding is overal. Als je iemands aandacht weet vast te houden dan heb je dus goud in handen. Hoe zorgen we ervoor dat we zélf de controle houden over waar onze aandacht naartoe gaat zodat we de dingen gedaan krijgen die belangrijk voor ons zijn. Kortom hoe elimineren we afleiding? Afleidingen begrijpen Voordat we ons verdiepen in strategieën om afleidingen te elimineren, is het essentieel om te begrijpen wat ze zijn en hoe ze ons beïnvloeden. Afleidingen komen in verschillende vormen voor, maar vallen doorgaans in drie categorieën: Interne afleidingen Dit zijn gedachten en gevoelens die ons afleiden waardoor we ons moeilijk kunnen concentreren. Externe afleidingen Dit zijn prikkels uit de omgeving die je uit je concentratie halen zoals luidruchtige collega’s of een rommelig bureau. Digitale afleidingen De meest verraderlijke afleiding zijn misschien nog wel de meldingen en notificaties van social media, email en andere applicaties. Deze zijn namelijk ontworpen om onze aandacht te trekken. De gevolgen van afleiding Afleidingen kunnen een diepgaande invloed hebben op onze productiviteit en ons welzijn. Om goed en efficiënt te werken is concentratie nodig. Als we continu schakelen tussen taken , gaat dat ten koste van onze concentratie. Elke keer dat we worden afgeleid, duurt het weer langer voordat onze concentratie is hersteld. Hierdoor krijgen we minder gedaan en de kwaliteit van wat we gedaan krijgen gaat achteruit. Bovendien kan het omgaan met afleidingen leiden tot een verhoogd stressniveau . Strategieën voor het elimineren van afleidingen Genoeg reden dus om er alles aan te doen om afleiding te elimineren, maar hoe pak je dat aan? Hieronder een aantal strategieën om de controle over je aandacht terug te krijgen: 1. Plan je dag Ik ben een groot fan van takenlijsten. Takenlijsten zorgen ervoor dat je je hoofd leeg kan maken en je niet bang hoeft te zijn om iets te vergeten. Maar alleen een takenlijst zorgt er niet voor dat taken ook daadwerkelijk worden gedaan . Denk daarom niet alleen aan de output (afgevinkte taken) bij het plannen van je dag, maar denk ook aan de input (hoeveel tijd stop je in het werken aan deze taken). Plan daarom specifieke tijdsblokken voor gericht werk. 2. Creëer een afleidingsvrije werkruimte Een schone en opgeruimde omgeving kan wonderen doen voor je focus. Ruim daarom je werkplek op . Vergeet hierbij ook niet je digitale werkplek. Sluit programma’s, tabbladen en documenten af die je niet nodig hebt voor de taak waar je aan gaat werken. Zijn er veel collega’s in de buurt, kijk of je in een aparte ruimte kunt gaan zitten of zet een koptelefoon op (het universele signaal dat je niet gestoord wil worden). 3. Digitale detox Het meest voor de hand liggend als het gaat om beperken van afleiding is het uitzetten van meldingen en notificaties om digitale verleidingen te weerstaan. Zet je telefoon op vliegtuigstand of leg je telefoon in een andere ruimte. Sluit je emailprogramma of werk offline. 4. Pak pen en papier Nu we de externe en digitale afleiding hebben geëlimineerd, moeten we nog iets doen aan de interne afleiding . Veelal bestaan deze uit gedachten. Door pen en papier naast je neer te leggen, kun je deze gedachten opschrijven . Zo hoef je niet bang te zijn dat je ze vergeet en kun je je daarna direct weer focussen op je werk. 5. Beloon jezelf Als het is gelukt om gefocust aan een taak te werken, dan kun je deze met een tevreden gevoel afvinken van je takenlijst. Alleen deze handeling geeft vaak al een dopamineshot en is dus een mooie beloning. Beloon jezelf verder met een welverdiende pauze, een goede kop koffie of een korte scrolsessie op je telefoon. Het doel van het elimineren van afleiding is niet dat je elke minuut van de dag productief moet zijn. Het gaat om de juiste balans. Je levert kwalitatief goed werk af op de momenten dat het nodig is. Hierdoor ervaar je minder stress en kun je daarna genieten van een voldaan gevoel en welverdiende ontspanning. Meer tips nodig over het organiseren van email, taken, informatie of tijd? BeeProductive biedt incompany trainingen en online programma's aan die je stap voor stap helpen bij het creëren van meer rust en overzicht in je werk. Nieuwsgierig wat ik voor jou kan betekenen? Neem dan vrijblijvend contact op!
Ondanks het digitale tijdperk valt me op dat bijna iedereen op kantoor met een papieren notitieboekje rondloopt. Meestal een zwart exemplaar voorzien van elastiek en pen. Ik ben zelf een enorme papierliefhebber. Papieren kalenders, agenda’s en notitieboekjes hebben altijd een enorme aantrekkingskracht op me gehad. Als ik een winkel met dit soort artikelen binnenstap, beland er altijd wel iets in mijn winkelmandje. En ook ik gebruik in mijn werk, naast alle technologie , nog steeds een oud en vertrouwd papieren notitieboek. De kracht van notities maken op papier Toch is papier niet altijd de meest handige oplossing voor het vastleggen van informatie. Het heeft lang niet de voordelen die digitale middelen wel hebben. Zo kun je informatie uit een papieren notitieboek niet makkelijk delen en heeft een notitieboek geen zoekfunctie . Je zou je bijna afvragen waarom we met papieren notieboekjes blijven rondlopen. Misschien komt dat omdat de voordelen van schrijven met de hand ruimschoots opwegen tegen deze nadelen. Voordelen van schrijven met de hand Door de motorische handeling zijn onze hersenen veel actiever bij schrijven met de hand dan wanneer we een tekst typen. Daarnaast gaat schrijven veel trager dan typen waardoor je informatie eerst moet verwerken en je langer met informatie bezig bent. Typen gaat zo snel dat je vrijwel elke woord letterlijk kan overnemen. Als je schrijft zul je heel snel moeten bepalen welke informatie het meest belangrijk is. Door op deze manier met informatie bezig te zijn, zul je de informatie beter onthouden . Tot slot biedt papier heel veel vrijheid. Je kunt vormen tekenen, tekst omcirkelen en met pijlen verbanden leggen. Op die manier is er op papier veel meer ruimte voor creatieve denkprocessen. Goed nieuws dus voor de papierliefhebbers die, net als ik, geen notitieboekje in het schap kunnen laten liggen. Het enige wat je nog nodig hebt, om van je notitieboek een effectief informatiemanagementsysteem te maken, zijn tips om je notities te organiseren. Tips voor het organiseren van notities Gebruik bij het maken van notities tekens om aantekeningen eruit te laten springen. Verzin er een aantal die je zelf praktisch vindt en pas ze consequent toe. Denk bijvoorbeeld aan de volgende tekens: * Nieuw onderwerp/overleg ! Belangrijke informatie □ Taak Organiseer je aantekeningen vervolgens als volgt: 1. Schrijf op de eerste vier pagina’s van het notitieboek bovenin het woord ‘Index’ . Deze ga je gedurende het gebruik van het notitieboek vullen. 2. Noteer elke keer als je aan een lege pagina begin eerst een paginanummer onderin de pagina. 3. Neem aan het einde van de dag de aantekeningen door. Staan er onderwerpen op die je later terug wilt vinden, neem deze onderwerpen op in de index en vermeld het paginanummer. Zijn er acties die je nog niet hebt uitgevoerd, neem deze dan over op een takenlijst. Mijn eigen notitieboek is inmiddels alleen nog maar een boek vol krabbels. Ik gebruik het vooral om mijn denkproces te ondersteunen tijdens overleggen. Meestal werk ik deze krabbels uit in notulen, memo’ s of e-mails. Alle acties neem ik over in mijn taakmanager. Daarna zet ik er een mooie krul doorheen! Meer tips nodig over het organiseren van email, taken, informatie of tijd? BeeProductive biedt incompany trainingen en online programma's aan die je stap voor stap helpen bij het creëren van meer rust en overzicht in je werk. Nieuwsgierig wat ik voor jou kan betekenen? Neem dan vrijblijvend contact op!
Soms heb je van die weken waarin je wordt geleefd. Je agenda is van voor tot achter volgepland. Tussendoor probeer je af en toe je mail te screenen en een taak op te pakken, maar eigenlijk is er geen doorkomen aan. In mijn werk zitten er ook af en toe van zulke weken tussen. En hoe hard ik ook werk, gek genoeg haal ik juist uit zulke weken weinig voldoening. Het geeft eerder onrust en het gevoel dat ik weinig controle heb. Gelukkig heb ik een manier gevonden om snel de controle terug te krijgen met behulp van een wekelijkse review . Tijdens deze review werk ik een checklist af die mij helpt om snel weer orde op zaken te stellen. Hierna ga ik altijd ontspannen het weekend in en kan ik mijn werk makkelijker loslaten. Wekelijkse review in 5 stappen Hoe een wekelijkse review eruitziet, is afhankelijk van je rol en je manier van werken. Onderstaande 5 stappen werken goed voor mij: 1. Braindump Over het algemeen leg ik alles wat in mijn hoofd zit zo snel mogelijk vast. Dit doe ik op twee plekken. In een notitieboek dat vol staat met krabbels (zie punt 2) of ik stuur mezelf een email (zie punt 3). Is de chaos echt compleet, dan lukt dit niet altijd. In dat geval doe ik aan het einde van de week een braindump. Ik pak mijn notitieboek en schrijf alles op wat nog in mijn hoofd zit. Vaak helpt het om alle onderdelen van mijn werk langs te gaan en hier even kort bij stil te staan. Bijvoorbeeld verschillende projecten waaraan ik werk. Ook kijk ik vaak nog even in mijn agenda en loop ik alle afspraken langs van afgelopen week. Projecten en afspraken zijn triggers die me helpen om dingen weer te herinneren. Ik ga net zo lang door tot er niets meer in me opkomt. Alle taken die ik opschrijf, maak ik herkenbaar met een symbool. Ik gebruik hier een afvinkbox voor □. Op die manier zijn taken snel te herkennen voor stap 2. 2. Notitieboek Aan het einde van de week loop ik al mijn notities van die week na (inclusief de braindump). I k kijk vooral naar de taken die ik heb aangemerkt met een □. Heb ik de taak inmiddels uitgevoerd, dan vink ik de taak af. Taken die nog niet zijn uitgevoerd, neem ik over op mijn takenlijst. Op die manier heb ik alle taken op één plek verzameld en kan ik beter een planning maken (punt 5). 3. Mailbox Ik werk volgens het inbox-zero principe. Dit betekent dat ik de inbox alleen zie als een plek waar email binnenkomt. Ik neem over elke mail een beslissing en verwerkt de mail direct. Alle mail die een actie voor mij bevat, zet ik op mijn takenlijst. Aan het einde van de week probeer ik zoveel mogelijk mail weg te werken. Mijn inbox hoeft niet letterlijk leeg te zijn, maar ik probeer te voorkomen dat ik door mijn mail moet scrollen. 4. Agenda Nu is het tijd om vooruit te kijken, hoe ziet volgende week eruit? Zijn er afspraken die voorbereiding nodig hebben? Zo ja, dan zet ik ook dit op mijn takenlijst. 5. Takenlijst Bestel die borrel maar alvast, want dit is de laatste stap. Door alle voorgaande acties is mijn takenlijst goed gevuld. Ik loop de gehele lijst een keer door om te controleren of er nog taken afgevinkt kunnen worden. Tot slot maak ik een planning voor aankomende week. Eerst kies ik taken uit waar ik aankomende week aan wil werken. Vervolgens verspreid ik de taken over de dagen van de week en zorg ik ervoor dat ik niet meer dan 3 taken per dag heb gepland. Tot slot doe ik een laatste check of deze planning realistisch is ten op zichtte van het aantal afspraken van die week. En dan.. is het weekend! Mijn hoofd is leeg. Er ligt een plan voor de nieuwe week. Dit geeft mij altijd een voldaan gevoel en hierdoor smaakt dat de borrel op de vrijmibo net iets lekkerder! :) Denk je dat dit jou ook kan helpen, maak dan een checklist voor een wekelijkse review die past bij jou en jouw manier van werken. Zorg dat alle onderdelen van je werk hierin terugkomen. Loop ook alle kanalen langs waarin werk op je af kan komen én waar je informatie vastlegt (bijvoorbeeld whatsapp, teams, mailbox, post-its, notitieboek enz.). Plan elke week tijd in je agenda om de checklist door te lopen. Als je dit een tijdje doet, dan zal het uiteindelijk een automatisme worden. Laat het weekend maar komen, proost! Meer tips nodig over het organiseren van email, taken, informatie of tijd? BeeProductive biedt incompany trainingen en online programma's aan die je stap voor stap helpen bij het creëren van meer rust en overzicht in je werk. Nieuwsgierig wat ik voor jou kan betekenen? Neem dan vrijblijvend contact op!
Ik moet eerlijk bekennen dat ik tijdens mijn studie geen held was op het gebied van timemanagement… A an het begin van een semester was ik altijd vol goede moed en had ik mezelf voorgenomen op tijd te beginnen met studeren voor tentamens en ruim voor de deadline te starten met die paper. Tijdens het semester waren er alleen altijd andere dingen die veel belangrijker leken. Wijn drinken op het terras met vriendinnen bijvoorbeeld, omdat de zon net dié dag scheen. Het semester was nog lang dus het kwam wel goed met die paper. Tot ‘opeens’ de deadline in zicht was en ik nog één dag de tijd had om die paper te schrijven! En dus zette ik een grote pot koffie en werkte de hele nacht door zodat er 1 minuut voor de deadline een paper lag. Misschien haalde ik niet het beste cijfer, maar ik deed precies genoeg in zo min mogelijk tijd. Mijn advies is zeker niet om deze werkwijze te volgen, in tegendeel! De stress, het slaapgebrek en hartkloppingen van de koffie zijn dit zeker niet waard. Deze anekdote (die slechts losjes is gebaseerd op feiten ;)) is een heel mooi voorbeeld van de Wet van Parkinson. Uitstelgedrag en perfectionisme De wet van Parkinson stelt dat het werk van een taak uitdijt naar de tijd die beschikbaar is om een taak te realiseren . Plan je een hele dag voor een taak, dan ben je waarschijnlijk ook een hele dag met een taak bezig. Maar het omgekeerde is ook waar. Als je minder tijd plant voor een taak, dan zul je deze meestal ook afkrijgen. Dit kan twee verschillende oorzaken hebben. De taak duurt net zolang als ervoor staat omdat je de taak uitstelt tot het laatste moment (uitstelgedrag). Of je begint wel op tijd aan een taak, maar vervolgens blijf je net zo lang schaven aan het eindresultaat dat je alsnog net op tijd klaar bent (perfectionisme). Beide scenario’s zijn niet ideaal, maar er is ook een manier waarmee we de wet van Parkinson voor ons kunnen laten werken. Begin op tijd én beperk de tijd die je voor een taak hebt . Dit kun je doen door het stellen van je eigen mini-deadlines. Stel mini deadlines Wat is een mini deadline? Dit is een deadline die je voor jezelf stelt voor een afzonderlijke taak . De tijd die je plant voor deze taak is niet gebaseerd op wanneer de taak afgerond moet zijn, maar op de hoeveelheid tijd die je daadwerkelijk nodig hebt voor deze taak. Dit doe je als volgt: 1. K ies een taak waar je dit mee wilt proberen Dit werkt het beste met een taak die heel concreet is geformuleerd. 2. Bepaal hoeveel tijd je nodig hebt om de taak af te ronden Vind je dit lastig om te bepalen, knip de taak dan eerst op in kleinere stappen. Bedenk hoeveel tijd elke stap kost en tel dit bij elkaar op. 3. Ga met de taak aan de slag en houd de tijd in de gaten Probeer de taak echt binnen de gestelde tijd af te ronden. 4. Beloon jezelf Heb je de taak binnen de gestelde tijd afgerond, beloon jezelf. Neem een pauze en trakteer jezelf of een lekkere kop koffie. Ik pas deze werkwijze nu regelmatig toe en ik merk ik veel meer gefocust ben als ik aan een taak werk. Bovendien krijgt perfectionisme minder kans, omdat het anders niet lukt de taak binnen de gestelde tijd af te ronden. Als beloning geniet ik van de zon op een terras, maar nu zonder schuldgevoel omdat ik mijn deadline al heb gehaald! Meer tips nodig over het organiseren van email, taken, informatie of tijd? BeeProductive biedt incompany trainingen en online programma's aan die je stap voor stap helpen bij het creëren van meer rust en overzicht in je werk. Nieuwsgierig wat ik voor jou kan betekenen? Neem dan vrijblijvend contact op!
Er zijn grofweg twee typen mailers. De één heeft 10.000 mail in de inbox staan. Spamberichten, belangrijke mededelingen, al dan niet afgehandelde taken staan hierin door elkaar heen. De ander heeft een 101 mappen aangemaakt met daarin submappen en daarin weer submappen. Als de hele boomstructuur van mappen wordt uitgeklapt, dan ben je een tijdje aan het scrollen. Natuurlijk zitten de meeste mensen ergens tussen één van deze twee extremen in. Zelf heb ik lang geworsteld met het komen tot de ideale mappenstructuur om overzicht te houden over mijn mail. Na jaren trial en error ben ik er eindelijk achter. De ideale mappenstructuur bestaat uit slechts één map; het archief. D e problemen van veel of juist ge en mappen De belangrijkste reden waarom mensen behoefte krijgen aan mappen in hun mailbox, is het terugvinden van mail. Dit lijkt een heel legitiem argument en dit kan ook heel goed werken. Het gevaar is alleen dat als je eenmaal begint met het aanmaken van mappen, dit kan uitgroeien tot een omgangrijk archief met 101 mappen. Teveel mappen heeft een averechts effect. Niet alleen wordt het archiveren van mail een taak op zich, ook het terugvinden van mail is vaak niet eenvoudig. Het andere uiterste, helemaal geen mappen, is ook niet ideaal. Door alle mail op één grote hoop te bewaren, loop je het risico dat je belangrijke mail uit het oog verliest. Je kunt hiervoor in de weer gaan met vlaggetjes of belangrijke mail weer ongelezen maken. Dit is echter geen waterdicht systeem. Bovendien loopt het aantal vlaggetjes snel op en 101 vlaggetjes staat eigenlijk weer gelijk aan helemaal geen vlaggetjes. Eén archiefmap Zelf heb ik beide opties geprobeerd. Ook heb ik heel veel verschillende soorten mappenstructuren uitgeprobeerd. Van mailmappen per onderwerp of per project tot mappen als ‘nog te doen’ en ‘afgehandeld’ en allerlei combinaties hiervan. De reden dat het voor mij niet werkte was dat het me geen overzicht gaf over mijn taken en ik mail ook niet snel terug kon vinden, dit terwijl het archiveren zelf me wel veel tijd kostte. Twee andere functionaliteiten van Outlook waren een veel betere oplossing; ‘de zoekfunctie’ om mail snel terug te vinden en de ‘takenfunctie’ om overzicht te houden over mijn taken. Op die manier hadden mijn mailmappen geen toegevoegde waarde meer en kon ik goed af met één archiefmap. Het archiveren van mail was nog nooit zo eenvoudig. De oplossing Worstel je ook met overzicht in je mailbox, dan is dit mijn advies: Voor degenen zonder mappen Maak één map aan; de archiefmap. In plaats van afgehandelde mail in je inbox te laten staan, verplaats je het naar deze archiefmap. Zo houd je beter overzicht over de mail waar nog een wel actie in zit. En met één archiefmap is archiveren een kwestie van één druk op de knop. Voor degenen met 101 mappen Kijk eens kritisch naar het aantal mappen en het aantal submappen. Probeer het aantal mappen terug te brengen naar 10-15 en gebruik geen submappen. Op die manier passen al je mappen op je scherm en is archiveren eenvoudiger. Om snel slagen te kunnen maken zou je één archiefmap kunnen maken waaronder je alle mappen hangt van projecten die zijn afgerond of onderwerpen die niet meer actueel zijn. Door deze map in te klappen, zijn al deze mappen in één keer uit je blikveld en oogt je mailbox een stuk rustiger. De archiefmap zelf kun je gebruiken voor alle mail die niet in een specifieke map past, want niet voor elk mail is een aparte map nodig :) Meer tips nodig over het organiseren van email, taken, informatie of tijd? BeeProductive biedt incompany trainingen en online programma's aan die je stap voor stap helpen bij het creëren van meer rust en overzicht in je werk. Nieuwsgierig wat ik voor jou kan betekenen? Neem dan vrijblijvend contact op!
We kunnen ons werk super strak organiseren, alle productiviteitstechnieken toepassen en nog steeds het gevoel hebben dat we overlopen. Mogelijk ligt het dan niet aan de manier wáárop je werkt, maar ligt er simpelweg tevéél werk op je bord. In dat geval is er nog maar één tip die helpt: Nee is ook een antwoord Nee zeggen is voor veel mensen echter niet makkelijk. Mensen zijn van nature helpers en we stellen anderen nou eenmaal niet graag teleur als ze een beroep op ons doen. Toch is het soms wel het beste dat je kunt doen. Door nee te zeggen tegen dingen die misschien minder belangrijk zijn, zeg je ja tegen dingen die wel belangrijk zijn. Daarom is het goed om hierin te oefenen . Onderstaande stappenplan kan je hierbij helpen: Stap 1: Koop tijd Soms wordt je overvallen door een vraag. De vergadering is net afgelopen en je bent eigenlijk al te laat voor je volgende afspraak als er een collega naar je toekomt met een hulpvraag. Dit is niet het juiste moment om direct antwoord te geven. Je hebt meer informatie nodig en je zult je eigen planning moeten raadplegen om te zien of je wel tijd hebt. Misschien weet je wel direct dat het antwoord nee is, maar weet je op dat moment niet goed hoe je dit moet verwoorden. Voel je niet verplicht direct te antwoorden. Geef aan dat je erover na moet denken en er op een later moment op terugkomt. Zet het eventueel op je takenlijst om dit niet te vergeten. Stap 2: Neem een besluit Oké je hebt tijd gekocht, maar hoe bepaal je vervolgens of je in moet gaan op het verzoek van je collega. Weet wat de vraag is Soms maak je in je hoofd een voorstelling van wat je wordt gevraagd, terwijl dit helemaal niet klopt. Je maakt de vraag van een collega bijvoorbeeld veel groter dan deze is of je vult in dat het direct gedaan moet worden. Daarom is het goed eerst meer informatie te verzamelen en door te vragen. Wát heeft je collega precies nodig? En vooral wannéér moet dit af zijn? Je collega blijkt dan niet te vragen om een hele rapportage, zoals je zelf dacht, maar slechts om input op een specifiek onderdeel van de rapportage. Ook is dit niet direct nodig, maar is over een week of twee vroeg genoeg. Als je de vraag helder hebt, kan blijken dat je nu misschien nee moet zeggen, maar dat je je collega prima kan helpen op een later moment. Weet wat je taak is Heb je de vraag helder, maar twijfel je nog steeds? Dan kan het helpen om je eigen functieomschrijving helder te hebben. Hoort de vraag die wordt gesteld wel bij jouw functie? Dit is bij veel functies niet meer zo zwart-wit. Het kan daarom helpen om hierover met je manager in gesprek te gaan. Zo krijg je steeds beter gevoel wat wel en wat niet tot jouw takenpakket behoort. Zo kun je een verzoek beter langs deze lat leggen om vervolgens te besluiten dit wel of niet op te pakken. Het is ten slotte jouw verantwoordelijkheid om je eigen functie goed te vervullen en niet om het werk van anderen te doen. Weet hoeveel tijd je hebt Als je hebt vastgesteld dat de collega met zijn of haar verzoek bij jou aan het juiste adres is, zul je moeten bepalen of het in je eigen planning past. Door inzicht te hebben in je planning kun je hierin een goede afweging maken. Zo zul je niet te snel ja zeggen om er later achter te komen het niet realistisch was die extra taak op te pakken. En als je nee wilt zeggen sta je sterker. Je wílt wel helpen, maar je kán niet helpen omdat dan je eigen planning in de knel komt. ‘Focus betekent niet ja zeggen tegen één ding, het betekent nee zeggen tegen duizend andere dingen.’ - Steve Jobs - Stap 3: Zeg nee Je bent eruit, het antwoord is nee. Nu moet je deze boodschap nog over zien te brengen: Wees duidelijk Als je eenmaal een besluit hebt genomen, zul je dit terug moeten koppelen. Wees hierin duidelijk. Niemand heeft er iets aan als niet duidelijk is of je iets nu wel of niet gaat oppakken. Beter een duidelijk nee als antwoord, dan een antwoord waar niemand iets van begrijpt. Leg uit Leg duidelijk uit waarom je niet kunt helpen. Je kunt iemand meenemen in de afweging die je zelf hebt gemaakt om tot je antwoord te komen. Ook kan het helpen om de consequenties te noemen als je wel ingaat op het verzoek bijvoorbeeld dat je je eigen deadlines niet haalt. Door uitleg te geven zal de ander je begrijpen en kom je niet bot over. Geef alternatieven Om je collega toch op weg te helpen kun je nog meedenken in alternatieven. Is er misschien een andere collega die kan helpen? Of kun je je collega uitleg geven over bepaalde materie, waarna deze zelf met de taak aan de slag kan? Op die manier stel je je wel behulpzaam op, maar kun jij je snel weer richten op de taken die voor jou van belang zijn! Meer tips nodig over het organiseren van email, taken, informatie of tijd? BeeProductive biedt incompany trainingen en online programma's aan die je stap voor stap helpen bij het creëren van meer rust en overzicht in je werk. Nieuwsgierig wat ik voor jou kan betekenen? Neem dan vrijblijvend contact op!
KVK 83236821
BTW NL003799367B16
© BeeProductive 2021-2023. Alle rechten voorbehouden.